Privacyverklaring

Ovirtus hecht grote waarde aan uw privacy. In deze privacyverklaring leggen we helder en transparant uit hoe wij omgaan met persoonsgegevens. Wij verwerken uw gegevens zorgvuldig en in overeenstemming met de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG).

Ovirtus, gevestigd aan Egelantier 25 te Zeewolde, is de verwerkingsverantwoordelijke voor de gegevensverwerking zoals beschreven in dit document.

Contactgegevens:
KVK-nummer: 96938145
Website: www.ovirtus.com
E-mail: contact@ovirtus.com

Welke persoonsgegevens verwerken wij?

Wij maken onderscheid tussen gegevens die u actief aan ons verstrekt en gegevens die wij automatisch verzamelen.

1. Gegevens die u zelf aan ons verstrekt

Dit zijn gegevens die u met ons deelt wanneer u contact met ons opneemt of gebruikmaakt van onze diensten:

  • Contactformulier of directe e-mail: Wanneer u contact met ons opneemt, verwerken wij uw voor- en achternaam, e-mailadres, telefoonnummer (optioneel) en de inhoud van uw bericht om uw vraag te kunnen beantwoorden.
  • Diensten afnemen: Wanneer u een dienst afneemt, zoals de "Opportunity Analysis", verwerken wij aanvullend uw bedrijfsnaam en factuurgegevens om de overeenkomst uit te kunnen voeren.

2. Gegevens die wij automatisch verzamelen

Wanneer u onze website bezoekt, verzamelen wij bepaalde gegevens om de functionaliteit en gebruiksvriendelijkheid van onze site te analyseren en te verbeteren:

  • Geanonimiseerde analytische gegevens: We verzamelen gegevens over uw activiteiten op onze website, zoals de pagina’s die u bezoekt en hoe lang u op de site verblijft.
  • Technische gegevens: We verwerken uw type internetbrowser, apparaat, en uw geanonimiseerde IP-adres.

Waarom verwerken wij deze gegevens?

Wij verwerken uw persoonsgegevens voor de volgende, duidelijk omschreven doelen en op basis van de bijbehorende wettelijke grondslagen:

  • Om onze diensten te kunnen verlenen: Wij gebruiken uw contact- en bedrijfsgegevens om uw vragen te beantwoorden, een offerte op te stellen en de overeengekomen diensten uit te voeren. Grondslag: de uitvoering van een overeenkomst.
  • Om onze website te verbeteren: Wij analyseren het gedrag van bezoekers om de gebruikerservaring, content en navigatie te optimaliseren. Grondslag: ons gerechtvaardigd belang om een relevante website aan te bieden.

Delen van gegevens met derden

Ovirtus verkoopt uw gegevens niet aan derden. Wij delen uw gegevens uitsluitend met externe partijen (verwerkers) wanneer dit noodzakelijk is voor de uitvoering van onze diensten. Met alle verwerkers hebben wij een verwerkersovereenkomst afgesloten.

De belangrijkste partijen met wie wij samenwerken zijn:

  • Hostingprovider: Voor de opslag van onze website en e-mail.
  • Google Analytics: Voor het analyseren van websiteverkeer.
  • Microsoft Clarity: Voor het visueel analyseren van de gebruikerservaring.

Voor partijen die buiten de Europese Economische Ruimte (EER) gevestigd zijn, zoals Google en Microsoft, zorgen wij dat de doorgifte van gegevens plaatsvindt op basis van een adequaat beschermingsniveau, zoals de EU-U.S. Data Privacy Framework of Standard Contractual Clauses (SCC's).

Cookies, of vergelijkbare technieken

Ovirtus gebruikt functionele en analytische cookies. Een cookie is een klein tekstbestand dat bij het eerste bezoek aan deze website wordt opgeslagen in de browser van uw computer, tablet of smartphone.

  • Functionele cookies: Deze zijn noodzakelijk voor de technische werking van de website en uw gebruiksgemak.
  • Analytische cookies: Deze gebruiken wij (na uw toestemming) om het gebruik van onze website te meten. De gegevens zijn geanonimiseerd. Wij gebruiken:
    • Google Analytics 4: Meet websitebezoek en gedrag. (Cookies: `_ga`, `_ga_*`)
    • Microsoft Clarity: Genereert heatmaps en sessie-opnames. (Cookies: `_clck`, `_clsk`)

U kunt uw toestemming voor deze cookies te allen tijde beheren of intrekken via onze cookie-instellingen.

Hoe lang we uw gegevens bewaren

Ovirtus bewaart uw persoonsgegevens niet langer dan strikt nodig is. Wij hanteren de volgende bewaartermijnen:

  • Contactgegevens (potentiële klanten): Tot 2 jaar na het laatste contact.
  • Klantgegevens: Tot 5 jaar na afronding van het laatste project.
  • Administratieve gegevens: 7 jaar, conform de wettelijke fiscale bewaarplicht.
  • Analytische gegevens: Worden na 26 maanden automatisch verwijderd uit Google Analytics.

Geautomatiseerde besluitvorming

Ovirtus neemt geen besluiten op basis van geautomatiseerde verwerkingen over zaken die (aanzienlijke) gevolgen kunnen hebben voor personen. Elk belangrijk besluit wordt genomen met menselijke tussenkomst.

Hoe wij persoonsgegevens beveiligen

Ovirtus neemt de bescherming van uw gegevens serieus en neemt passende technische en organisatorische maatregelen om misbruik, verlies en ongeoorloofde toegang tegen te gaan.

  • Beveiligingssoftware, zoals een virusscanner en firewall.
  • Een TLS (voorheen SSL) certificaat voor een versleutelde verbinding.
  • Toegangscontrole tot systemen met sterke wachtwoorden.

Uw rechten met betrekking tot uw gegevens

U heeft het recht om uw persoonsgegevens in te zien, te corrigeren of te verwijderen. Daarnaast heeft u het recht om uw eventuele toestemming voor de gegevensverwerking in te trekken of bezwaar te maken tegen de verwerking. U heeft ook het recht op gegevensoverdraagbaarheid.

U kunt een verzoek sturen naar contact@ovirtus.com. Om er zeker van te zijn dat het verzoek door u is gedaan, kunnen wij uw identiteit verifiëren. Wij reageren zo snel mogelijk, maar uiterlijk binnen vier weken, op uw verzoek.

U heeft tevens de mogelijkheid om een klacht in te dienen bij de nationale toezichthouder, de Autoriteit Persoonsgegevens.